Nyheter

noimage

Kilde: Pixabay.com

Rogaland fylkeskommunes arkiv
Fylkeskommunen har utfordringer knyttet til dokumentfangst i arkivsystemet og riktig behandling av taushetsbelagte opplysninger.

Rogaland fylkeskommunes overordnede rutiner for journalføring og arkivering anses tilfredsstillende, men fylkeskommunen har utfordringer knyttet at fylkeskommunens arkivplan er lite kjent blant de ansatte, arkivverdig dokumentasjon blir ikke alltid arkivert, dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger blir ikke alltid sendt og oppbevart på riktig måte, og opplæringen innen dokumentbehandling og arkivering kan forbedres.

I spørreundersøkelsen som er sendt til alle ansatte med tilgang til arkivsystemet oppgir kun 40 prosent av respondentene at de kjenner til fylkeskommunens arkivplan og 65 prosent av respondentene oppgir at de ikke vet eller er usikre på hvor man kan finne den. 22 prosent av respondentene oppgir at de ikke vet hva som er arkivverdig materiale,  noe som er flere enn i tilsvarende undersøkelser i Stavanger-, Lund- og Finnøy kommune.

I retningslinjen for bruk av e-post/SMS i Rogaland fylkeskommune står det er at en ikke skal sende taushetsbelagte eller sensitive personopplysninger på e-post/ SMS. Likevel har opplæringsavdelingen utarbeidet en rutine der elever og foresatte kan samtykke  i å få varselbrev om fare for å ikke få karakter og nedsatt orden eller oppførselskarakter på e-post. Vi finner også at enkeltvedtak og individuelle opplæringsplaner noen ganger blir sendt internt på e-post før de registreres i arkivsystemet. Våre kontroller avdekket også at SvarUt ikke alltid benyttes til å sende taushetsbelagt informasjon, slik rutinen er. I flere elevsaker som inneholder sensitiv dokumentasjon har det vært mulig for andre brukere av saksbehndlingssysteme å se hvem saken gjelder. Det er uheldig at fylkeskommunen ikke har god nok praksis knyttet til disse forhold.

Rogaland fylkeskommune legger til rette for innsyn ved å publisere postlisten på fylkeskommunens nettside. En kontroll av postlisten viser at fylkeskommunen er flink med å foreta gradering av taushetsbelagte opplysninger. Det varierer hvor mange journalføringer den enkelte virksomhet har. Dette kan være tilfeldigheter, men vi kan heller ikke utelukke at det kan skyldes ulikheter i dokumentfangsten. I spørreundersøkelsen oppgir 86 prosent av respondentene at arkivverdige epost ikke alltid blir registrert i ESA og dermed kommer de heller ikke på postlisten.

Les hele rapporten her.

Kontaktpersoner for prosjektet er:

  • Therese Kristiansen, , tlf. 97190144 eller
  • Elin F. Bjerke, . tlf 91342364

 

 

 

Publisert 12.04.2019 Skriv ut artikkelen Bookmark and Share

Reporter :  admin
Source : 


  • x
  • x