Element fra innovative anskaffelser kan også benyttes i ordinære anskaffelser der det legges mer vekt på dialog med brukere og leverandører i en tidlig fase av anskaffelsen, samt åpnere spesifikasjoner. Stavanger kommune benevner denne typen anskaffelser for kunnskapsbaserte anskaffelser. Det kan være stor forskjell på en innovativ anskaffelsesprosess, hvor det er forutsatt tid og penger til utviklingsarbeid, og en mer kunnskapsbasert ordinær anskaffelsesprosess, hvor det gjøres et grundigere forarbeid, men uten å forutsette at noe nytt skal utvikles. Hensikten med både innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser er å oppnå bedre behovsdekning gjennom å stimulere leverandører til å levere skreddersydde løsninger.

Forvaltningsrevisjonen omfatter både innovative og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser.

To av anskaffelsesprosjektene har vært gjennomført i forbindelse med deltakelse i Nasjonalt program for leverandørutvikling der Stavanger kommune har vært med fra starten i 2010 (ny driftssentral for offentlige bygg og nytt signalanlegg, Lervig sykehjem). Et tredje prosjekt gjennomføres som innovasjonspartnerskap (korttidsplasser, helse og omsorg), mens et fjerde har vært gjennomført som en førkommersiell anskaffelse. Dette siste prosjektet – Enigma – ble avsluttet før kunngjøring.

Disse fire anskaffelsene er de som i størst grad er i samsvar med krav og anbefalinger til gjennomføring av innovative anskaffelser. Omfanget er dermed fortsatt nokså begrenset.

15 andre anskaffelser har element fra det Stavanger kommune omtaler som kunnskapsbaserte anskaffelser. Det vil si at de gjennomføres som ordinære anskaffelser, men hvor det er et større innslag av leverandørdialog (13 av disse 15 anskaffelsene) og brukerdialog (2 av de 15 anskaffelsene).

Utviklingsarbeidet pågår fortsatt, og hensikten er å utvikle metoder og verktøy som kan praktiseres fleksibelt ut fra siktemål, kompetansekrav og omfang. Både innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser oppfattes å gi bedre behovsdefinering og dialog med leverandørene om hva som finnes i markedet og hva som eventuelt må utvikles. I sum betyr dette et grundigere forarbeid og et mer robust kunnskapsgrunnlag tidlig i anskaffelsesprosessen.

Det er ikke avdekket vesentlige avvik fra anskaffelsesregelverket i de saker som er undersøkt. Det synes å ha vært stor oppmerksomhet om faren for konkurransevridning og mulig forskjellsbehandling som følge av tidlig leverandørdialog. En forklaring er at innkjøp aktivt har bistått disse anskaffelsene.

De vi har intervjuet mener at forutberegnelighet og likebehandling er blitt ivaretatt på en god måte. Leverandørene føler seg rettferdig behandlet. Dersom det er gjennomført leverandørdialog er alle leverandører kalt inn, eller at det er gjennomført 1-til-1-samtaler med alle. Det samme gjelder ved høringer der alle skal få anledning til å uttale seg. 

Internkontrollen ivaretas ved at alt av godkjenninger er sporbare i arkivsystemet. Det er også høyt innslag av sidemannskontroll, slik at en person sjelden står alene om avgjørelser. I siste instans er det innkjøpssjefen som godkjenner. Det vises også til at dialog og bred involvering bidrar til åpenhet og gjensidig kontroll. Informantene er også opptatt av at ulike aktiviteter må gjøres i riktig rekkefølge, og at de involverte fra kommunens side må bestrebe seg på å bevare objektiviteten selv om det har vært dialog med leverandører i en tidlig fase.

Enkelte av anskaffelsene har vist seg tidkrevende og omfattende. Anskaffelsesprosesser som innovasjonspartnerskapet i helse og anskaffelsen av ny driftssentral for offentlige bygg krever en annen tids- og ressursbruk enn ordinære anskaffelser med et visst innslag av element fra kunnskapsbaserte anskaffelser. Det kan imidlertid ikke på et generelt grunnlag konkluderes med at kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser er spesielt tids- og ressurskrevende.

Det synes fortsatt å være behov for utprøving av både innovative anskaffelser og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser, der evaluering og læring står sentralt. Strategisk utvelgelse av anskaffelser som kan gi læringsutbytte, vil være viktig for videre kunnskapsutvikling og kompetanseoppbygging.

Mye tyder på at innovative anskaffelser og mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser vil få et større omfang i framtida. Mange av de store og strategiske satsingene i Stavanger kommune (velferdsteknologi, Smartby, Vekstfond, «Leve hele livet», områdeløft i levekårsutsatte bydeler mv.) etterlyser løsninger som ikke alltid er å finne i dagens leverandørmarked. I slike tilfeller vil det være behov for å bruke innovative anskaffelser for å påvirke leverandørene til å utvikle/tilpasse løsninger i tråd med definerte behov.

Den praktiske utformingen, gjennomføringen og resultatvurderingen av disse typene anskaffelser er fortsatt i støpeskjeen. Innkjøpsfunksjonen i Stavanger kommune er i en fase hvor den skal tilpasses nytt regelverk og anskaffelsesprosedyrer i tråd med innovative anskaffelser og prøve ut lokale støtteverktøy for mer kunnskapsbaserte ordinære anskaffelser. Det synes fortsatt å være behov for utvikling og uttesting av verktøy og metoder, der evaluering og læring står sentralt. Utprøving og læring har også betydning for hvilke anskaffelser innkjøp bør involvere seg i, hvilken kompetanse som trengs i innkjøp og i organisasjonen for øvrig, og for hvilke systemer som trengs for å føre effektiv kontroll av både ordinære anskaffelser og innovative og kunnskapsbaserte anskaffelser.